Tại sao phải xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc cho các bộ phận phòng ban?

Hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc có vai trò hết sức quan trọng đối với nhân viên và các phòng ban trong doanh nghiệp. Nó là công cụ dùng để tuyển dụng, hướng dẫn nhân viên làm việc và là căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc.


Hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc càng chi tiết và chính xác thì nhân viên sẽ nắm bắt nhanh và rõ ràng về công việc mình thực hiện. Quản lý và lãnh đạo sẽ đánh giá chính xác hơn về nhân viên của mình.

Khi nào phải xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc cho các bộ phận phòng ban?    

Ngay từ khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, các bộ phận phòng ban được thành lập và có các vị trí chức danh thực hiện công việc thì doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc cho các bộ phận phòng ban.

Việc xây dựng hệ thống này sẽ giúp những doanh nghiệp mới thành lập rút ngắn thời gian bắt nhịp với hoạt động kinh doanh.

Những doanh nghiệp đã hoạt động được một thời gian sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn và không bị chồng chéo trong công việc.  

Các bước xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc cho các bộ phận phòng ban 

Với những kinh nghiệm Tư vấn và đào tạo, đội ngũ Chuyên gia của BC Professional thấy được tầm quan trọng của Hệ thống mô tả công việc đối với từng vị trí công tác và quy trình làm việc các phòng ban trong tổ chức. Chúng tôi xin cung cấp và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc cho các bộ phận phòng ban phù hợp với các bước cụ thể như sau:

• Xác định trách nhiệm, phạm vi xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc;
• Thu thập thông tin;
• Viết bản thảo mô tả công việc và quy trình làm việc;
• Thu thập ý kiến phản hồi;
• Chỉnh sửa và hoàn thiện hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc;
• Trình duyệt và ban hành thực hiện.

Phương pháp thực hiện:

Xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc cho các bộ phận phòng ban phải dựa trên những phân tích đánh giá thực tiễn và khách quan. Đồng thời, để xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc phù hợp phải có sự phối hợp làm việc chặt chẽ giữa doanh nghiệp với tư vấn.

Các chuyên gia tư vấn, với vai trò khách quan của bên thứ 3, sẽ thu thập khảo sát dữ liệu, phân tích, và đề xuất các giải pháp phù hợp. Tư vấn với vai trò tham vấn sẽ giúp doanh nghiệp thấy được các vị trí chức danh và quy trình làm việc quan trọng và cần thiết trong hoạt động kinh doanh.



Về phương pháp phối hợp: hai bên sẽ tuân thủ các nguyên tắc: Trao đổi trực tiếp, thống nhất mục tiêu; Cùng xây dựng kế hoạch hành động; Tích cực thực hiện và Phản hồi kịp thời; Tương tác liên tục, báo cáo định kỳ. Tư vấn có vai trò hỗ trợ, chứ không làm thay. Thông qua quá trình tương tác, đội ngũ chuyên gia của BC Professional sẽ dần chuyển giao năng lực cho đội ngũ nhân sự của tổ chức.

Phạm vi và chi phí:

Phạm vi thực hiện: xây dựng hệ thống mô tả công việc và quy trình làm việc sẽ do hai bên thỏa thuận dựa trên tình hình thực tiễn đội ngũ nhân sự, quy mô của tổ chức và mục tiêu của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Thời gian thực hiện dự án có thể kéo dài từ 1 đến 3 tháng, tùy thuộc vào thực trạng và mục tiêu của doanh nghiệp.

Chi phí: căn cứ vào số giờ làm việc của chuyên gia theo phạm vi công việc và yêu cầu của dự án hai bên đã thỏa thuận.